TEKNIK WAWANCARA UNTUK MENYELEKSI CALON KARYAWAN

Pengantar

Hampir tidak ada seleksi tenaga kerja tanpa melalui tahap wawancara, tidak peduli pada tingkat apa pun. Tentu saja tujuan dan teknik serta intensitasnya dapat berbeda pada tiap tingkat. Pada tingkat terbawah, wawancara mungkin hanya bersifat sangat “mendasar” dan hanya sekedar bertatap muka. Pada tingkat Eksekutif atau Manajer, wawancara justru bisa menjadi satu-satunya metode yang bisa digunakan sehingga harusa dilakukan dengan teknik yang tepat dan secara profesional. Pada bagian ini akan dibahas arti, konsep, proses, dan teknik wawancara secara cukup mendalam, meskipun untuk memahaminya secara penuh perlu dilakukan latiahan dan praktek. Bagi pihak pewawancara, tujuan suatu wawancara seleksi adalah untuk mencari atau mengidentifikasi indikator-indikator yang dapat membantu menentukan bahwa secara relatif seorang calon pegawai akan sukses dalam pekerjaan yang mungkin didapatnya nanti.

Karakteristik Khusus Metode Seleksi Melalui Wawancara

Semua metode seleksi pada dasarnya sama yaitu meramalkan sukses seseorang di masa mendatang dalam suatu pekerjaan atas dasar sukses yang telah dicapainya pada masa lalu dan sekatang. Metode yang kita pelajari dan terbanyak digunakan dewasa ini mengandalkan kepada asumsi sebagai berikut ini. Pertama, bahwa keberhasilan dan perilaku pada masa lalu yang merupakan petunjuk terbaik untuk prestasi di masa yang akan datang. Jika seseorang selalu dengan mudah mempengaruhi orang lain dan mempu memimpin orang, atau selalu menerapkan standar prestasi yang tinggi dan selali berhasil mencapainya, maka kemungkinannya sangat besar bahwa ia akan selalu melakukan hal-hal yang sama di masa yang akan datang. Umur dan pengalaman selalu bertambah tetapi sifat (karakter) pokok tidak banyak berubah.

Karena bersifat ramalan, sebenarya tidak ada metode yang bisa dianggap paling sempurna. Beberapa penyeleksi mengandalkan pilihannya terutama kepada pertimbangan-pertimbangan subyektif dan kadang-kadang ramalan mereka tepat. Cara yang sekarang banyak dilakukan adalah memilik seorang karyawan yang oleh semua orang (atasan, bawahan, dan rekannya) dianggap dan disepakati paling berprestasi sebagai standar dan tolok ukur untuk menyeleksi calon karyawan. Setelah karywan-karyawan seperti itu dipilih, kemudian diidentifikasi komponen-komponen kompetensi mereka yang paling menonjol, terutama elemen atau komponen karakteristik pribadi. Akhirnya profil dan dimensi kompetensi orang tersebut digunakan sebagai patokan (standar) untuk memilih orang baru.

Asumsinya adalah bahwa kita akan lebih cermat dan tepat dalam menyeleksi karena kita sudah mempunyai gambaran pasti dalam pikiran kita mengenai orang yang bagaimana yang sebenarnya kita cari. Dengan menggunakan metode ini, pertimbangan bersifat subjektif tidak diberi tempat utama tetapi juga tidak diabaikan begitu saja terutama dalam menilai riwayat (masa lalu) pelamar. Bila hanya mengandalkan pada penilaian subjektif saja memang akan berbahaya. Pertama, karena gambaran atau patokan orang yang sukses di suatu pekerjaan belum tentu cocok untuk orang lain atau pekerjaan lain. Kedua, karena penilaian dengan mudah dapat dipengaruhi oleh kesan pertama terutama oleh penampilan fisik pelamar. Pelamar yang mungkin sedang agak pucat karena sedikit masuk angin langsung dicoret dari daftar calon padahal ia salah satu calon yang terbaik.

Tujuan Wawancara; Apa yang Kita Cari Melalui Wawancara?

Secara singkat dan tegas, dapat dikatakan bahwa yang kita cari dalam atau melalui wawancara adalah bukti atau indikasi bahwa calon karyawan yang kita wawancarai memenuhi standar untuk tiap dimensi kompetensi yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sedapat mungkin semua pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus diarahkan kepada usaha “menggali bukti-bukti” atau indikasi tersebut. Inilah yang oleh para pakar dan konsultan sekarang ini disebut sebagai Wawancara Terfokus (Focused Interview). Para pewawancara yang tidak terlatih sering menduga bahwa bila pelamar dapat menjawab semua pertanyaan dengan tepat (kadang-kadang kriterianya “benar”) dan “tidak kelihatan gugup” maka ia memenuhi syarat untuk lulus.

Sebenarnya pewawancara profesional harus menilai seseorang pelamar tidak hanya dari benar atau tepatnya jawaban pelamar (malah kadang-kadan beberapa jawaban tidak dipersoalkan apakah salah atau benar), tetapi juga dari faktor-faktir lain, seperti:

v  Cara menjawab pertanyaan. Aspek ini menunjukkan cara dan kemampuannya berkomunikasi secara lisan khususnya kemampuan menyampaikan buah pikirannya.

v  Suara, tata bahasa, dan bahasa tubuhnya. Bagaimanapun suara seseorang dapat mempengaruhi keberhasilannya dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu. Tata bahasa yang digunakan akan mencerminkan tingkat pendidikan dan intelektualnya. Bahasa tubuh juga menunjukkan kemampuan pengendalian dirinya.

v  Isi jawaban untuk tiap pertanyaannya:

Ø  Kebenaran

Ø  Ketepatan (relevansi dengan pertanyaan)

Ø  Kejelasan

Ø  Mutu Jawaban

Ø  Sikap pelamar selama wawancara

Semua aspek tersebut di atas akan mencerminkan kedalaman pengetahuan dan/ atau kejujurannya seandainya ia tidak mengetahui jawaban untuk pertanyaan kita.

v  Sikap pelamar selama wawancara. Apakah pelamar terlihat penuh minat, antusiasme, tegang, serius, santai, memberi kesan angkuh, gugup, atau tidak percaya diri? Aspek-aspek tersebut dapat menunjukkan konsep diri, kedewasaaan emosi, dan tingkat rasa percaya diri pelamar.

v  Penampilan fisik pelamar, yaitu ketepatan dan kerapihan dalam berpakaian, penataan rambut, muka, dll

v  Disiplin/ ketepatan pelamar atas waktu.

Tiga Cara Melaksanakan Wawancara Seleksi

Suatu perusahaan atau organisasi apa saja akan memilih calon pegawai melalui wawancara dapat melaksanakan wawancara dengan berbagai cara.

1. Wawancara hanya oleh seorang pewawancara. Hal ini jarang sekali dilakukan pada tingkat bawah. Sebuah wawancara paling sedikit akan dilakukan oleh seorang pejabat dari bagian sumber daya manusia dan calon atasan dari calon karyawan yang diwawancarai, kecuali dalam perusahaan kecil dimana semua keputusan masih dibuat oleh pemilik yang merangkap sebagai presiden direktur perusahaan.
2. Wawancara oleh beberapa orang tetapi dilakukan sendiri-sendiri. Cara ini sangat umum dilakukan. Seorang calon diwawancarai oleh sejumlah pejabat yang melakukannya secara bergiliran di tempat masing-masing. Salah satu pertimbangannya adalah agar pejabat tersebut bisa bersikap netral dan tidak terpengaruh oleh pewawancara yang lain selama melakukan wawancara. Wawancara seperti ini bisa memakan waktu lama kadang-kadang beberapa hari dan pelamar harus bolak-balik datang untuk diwawancarai.
3. Wawancara dilakukan sekaligus oleh beberapa orang (Panel). Cara ini sering dilakukan untuk mewawancarai para calon peserta program Management Trainers. Semua pewawancara sekaligus hadir di sebuah ruangan dan mewawancarai satu orang calon bersama-sama. Keuntungan pertama dari cara ini adalah efisien dalam waktu. Untuk mewawancarai seorang pelamar biasanya hanya diperlukan maksimum sembilan puluh menit dan semua proses selesai. Keuntungan kedua adalah sesi itu juga dapat digunakan untuk menguji ketahanan mental calon dalam menghadapi sebuah panel yang “menyerang”-nya dengan berbagai pertanyaan tajam. Kerugian dari cara ini adalah adanya kemungkinan bahwa anggota panel terpengaruh dengan gaya salah seorang pewawancara dan kehilangan kreativitasnya sendiri.

Pakem-pakem dan Prinsip-prinsip Wawancara Seleksi.

Ada enam hal penting yang harus diperhatikan dan dipatuhi oleh pewawancara sebelum, selama, dan sesudah melakukan wawancara. Enam hal tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tujuan Wawancara. Yang ingin dicapai dalam wawancaraini harus jelas dan harus dijelaskan kepada pelamar. Sasaran yang jelas akan membantu mengarahkan seluruh proses wawancara menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Persiapan. Jangan sekali-sekali melakukan wawancara tanpa ada persiapan. Persiapan ini mencakup tiga hal:

                       i.            Memperoleh gambaran jelas tentang pekerjaan itu sendiri. Apa yang dicakup oleh pekerjaan itu, tanggung jawab utama, tempat kerjanya, tempatnya dalam struktur organisasi perusahaan, dll.? Semua penjelasan ini dapat diperoleh dari Uraian Jabatan (Job Description atau Position Description)  

                     ii.            Calon yang bagaimana yang dapat  mengisi jabatan itu: pria, wanita, umur, keadaan fisik, dimensi kompetensi dan tingkatnya, pengalaman, keahlian khusus, dll.? Informasi ini dapat diperoleh dari “Profile Kandidat” atau “Persyaratan Jabatan”.

                    iii.            Prapenilaian atas calon dengan mempelajari informasi yang tersedia untuk menilai sampai sejauh mana calon tersebut sudah memenuhi “Profil Kandidat” yang ditetapkan. Sumber informasi mengenai calon adalah “Formulir Lamaran” dan/ atau “Riwayat Hidupnya” (Curriculum Vitae atau CV) yang dikirim oleh calon.

3. Perhatian (atensi). Perhatian berarti memberikan konsentrasi penuh dan selalu mendengarkan dengan baik pada yang dikatakan oleh pelamar. Tidak ada gunanya mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar bertanya saja dan informasi yang dicari tidak disarikan dari jawaban-jawaban yagn diberikan oleh calon.
4. Mengaktifkan (to activate). Selama wawancara berlangsung, pewawancara harus mampu “menyuruh” atau memaksa pelamar untuk berbicara sebanyak-banyaknya dan tidak sebaliknya. Caranya ialah dengan menghindarkan pertanyaan yang bisa dijawab, “ya” atau “tidak”, dan menghindari jenis pertanyaan “tertutup” (Closed Question) yagn bisa dijawab dengan jawaban-jawaban singkat (“Betul begitu”, “Tentu saja”, dll). Gunakanlah pertanyaan “terbuka” (Open Question) yaitu pertanyaan-pertanyaan yang mau tidak mau harus dijawab dengan penjelasan cukup panjang atau uraian yang merupakan pendapat pelamar. Pertanyaan-pertanyaan seperti itu (open) bisanya dimulai dengan:

“ Mengapa Saudara ......................?

“ Bagaimana cara Saudara ................?

“ Bagaimana kalau Saudara ............................................?

“ Coba Saudara jelaskan ............................................................?

“ Apa sebabnya ..........................................................?

Dsb.

5. Struktur Wawancara. Supaya efektif dan efisien, wawancara hendaknya memakai struktur yang baik artinya dilakukan dengan mengikuti format (urutan acara) tertentu. Format ini biasanya adalah:

a.       Pembukaan. Pada kesempatan ini pewawancara menjelaskansecara ringkas tentang tujuan wawancara, pekerjaan itu sendiri, tentang perusahaan, dll.

b.      Bagian utama wawancara. Urutannya sebagai berikut:

·         Tentang pelamar sendiri. Tujuannya untuk mendapat informasi mengenai hal hal yang belum jelas dalam formulir lamaran atau untuk mengecek kebenaran dari yang disajikan dalam surat lamaran dan riwayat hidup yang disampaikan pelamar.

·         Tentang pekerjaan-pekerjaan yagn telah dilakukannya. Mulai dengan pekerjaannya yang sekarang/ yagn terakhir: jabatan apa yang telah didudukinya, apa keberhasilan yang dicapainya, apa yang menyenangkan dari pekerjaan itu, dan sebaliknya.

·         Tentang pekerjaan yang dilamarnya. Apa penyebab ia melamar? Mengapa ia tertarik? Apa buktinya bahwa ia akan mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawab dari jabatan itu?

·         Kesempatan bertanya bagi pelamar. Bagian terakhir ini adalah giliran bagi pelamar untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang hal-hal yang ingin diketahuinya.

6. Merangkum dan Menutup Wawancara. Pewawancara harus memberi indikasi/ petunjuk pada pelamar bahwa wawancara telah selesai dan jelaskan apa langkah berikutnya. Misalnya, apakah masih ada wawancara, tes, atau tinggal menunggu panggilan saja.

Demikian beberapa pedoman singkat dalam melakukan wawawancara. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi Anda yang membutuhkan referensi dalam melakukan wawancara.

Sumber: Ruky, Achmad S. Sumber Daya Manusia Berkualitas Mengubah Visi Menjadi Realitas. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 2003